هناك نوع من العمل على Excel نعرفه جميعًا.

تفتح الملف، تنسخ البيانات، تحذف بعض الصفوف، تعدل التنسيق، تكتب المعادلات نفسها، ثم تكرر العملية في الأسبوع التالي.

وفي البداية قد لا تبدو المشكلة كبيرة.

لكن عندما تتحول مهمة مدتها عشر دقائق إلى شيء تكرره يوميًا أو أسبوعيًا، يبدأ الوقت الضائع بالتراكم.

وهنا تأتي واحدة من أهم مهارات Excel: معرفة الأشياء التي لا يجب أن تقوم بها يدويًا كل مرة.

ابدأ بتنظيم البيانات بشكل صحيح

قبل التفكير في أدوات متقدمة، هناك خطوة أبسط بكثير: تنظيم البيانات.

تحويل البيانات إلى Excel Table، مثلًا، يجعل التعامل معها أسهل عندما تتم إضافة صفوف جديدة، كما يساعد في الفرز والتصفية واستخدام Structured References وغيرها من الأدوات.

الدورة نفسها تتناول إنشاء الجداول المنظمة، Sorting وFiltering وإزالة البيانات المكررة واستخدام Tables مع PivotTables وDashboards.

أحيانًا مجرد تنظيم الملف بطريقة صحيحة يوفر عليك الكثير من العمل لاحقًا.

لا تكرر الحساب نفسه يدويًا

Functions هي جزء أساسي من Excel، لكن فائدتها ليست في حفظ أسماء المعادلات فقط.

الفكرة هي أن تجعل Excel يقوم بالعمل بدلًا منك.

يمكن استخدام IF لاتخاذ قرار بناءً على شرط، وXLOOKUP للبحث عن معلومة وربطها ببيانات أخرى، وSUMIFS لحساب القيم وفق شروط محددة.

وكلما أصبحت طريقة بناء الملف أفضل، قل احتياجك للتدخل اليدوي في كل مرة تتغير فيها البيانات.

وهذا سبب أن الدورة لا تركز على نوع واحد من المعادلات، بل تنتقل بين Logical Functions وLookup Functions وText وDate & Time وMathematical وStatistical Functions.

عندما تصبح البيانات نفسها متكررة، استخدم Power Query

تخيل أنك تستلم تقريرًا جديدًا كل شهر.

وفي كل مرة تحتاج إلى تنظيف البيانات وتعديل الأعمدة ودمج أكثر من مصدر قبل أن تبدأ التحليل.

بدل إعادة هذه الخطوات يدويًا كل شهر، هنا يمكن أن يكون Power Query مفيدًا جدًا.

تستطيع من خلاله استيراد البيانات، وتنظيفها وتحويلها، ودمج أكثر من Query، ثم استخدام العملية نفسها مرة أخرى عند وصول بيانات جديدة.

وهذا بالضبط أحد الموضوعات المتقدمة الموجودة في الدورة، والتي تشمل تنظيف وتحويل البيانات ودمج Queries وأتمتة التقارير المتكررة.

وماذا عن Macros وVBA؟

عندما تكون لديك سلسلة من الخطوات التي تقوم بها بالطريقة نفسها باستمرار، يمكن أن تنتقل إلى مستوى آخر من الأتمتة باستخدام Macros.

الفكرة ببساطة هي جعل Excel ينفذ مجموعة من الإجراءات بدلًا منك.

ومع VBA تصبح إمكانيات الأتمتة أكبر، خصوصًا عندما تبدأ ببناء تقارير أو ملفات تحتاج إلى تنفيذ عمليات متكررة.

لكن لا أعتقد أن الهدف يجب أن يكون استخدام VBA في كل شيء.

الأفضل أن تبدأ بالسؤال: ما المشكلة التي أحاول توفير وقتها؟

ثم تختار أبسط أداة تستطيع حلها.

الدورة تتدرج فعلًا إلى Recording وEditing Macros، ثم مقدمة في VBA وأتمتة المهام المتكررة وبناء أنظمة تقارير آلية.

Excel الجيد يعمل معك وليس ضدك

بالنسبة لي، أحد أكبر الفروق بين المستخدم المبتدئ والمتقدم في Excel ليس سرعة الكتابة أو عدد المعادلات التي يحفظها.

الفرق هو أن المستخدم المتقدم يبدأ بملاحظة العمل المتكرر ويسأل:

هل أحتاج فعلًا إلى تنفيذ هذه الخطوات بنفسي في كل مرة؟

كلما تعلمت تنظيم البيانات، واستخدام المعادلات بشكل أفضل، والاستفادة من Power Query وMacros عند الحاجة، تبدأ الملفات بالعمل لصالحك بدل أن تقضي وقتك في خدمتها.

وهنا فعلًا تشعر بقيمة Excel في العمل اليومي.